AIコラム ／ 受注業務の自動化
FAX受注をAIでデータ化｜
手入力をゼロに近づける方法
FAX・注文書をAIが読み取ってデータ化し、人が約30秒で内容を確認して確定する——この仕組みで、受注処理の手入力をなくし、転記ミスと時間を同時に減らします。
なぜFAX受注の「手入力」がなくならないのか？
メールやWeb注文が増えても、受注の現場からFAXと紙の注文書はなかなか消えません。取引先の慣習、署名・捺印の必要、既存フローへの依存——理由はさまざまですが、結果として担当者は届いたFAXを見ながら、商品名・数量・納期を基幹システムへ手入力し続けることになります。
この手入力には2つのコストがあります。1つは時間。1枚ずつ目で追い、画面に打ち込む作業は地味に重い。もう1つは転記ミス。桁の打ち間違いや品番の取り違えは、そのまま誤出荷や請求トラブルにつながります。受注のボトルネックは、実は「読み取って打ち直す」この工程に潜んでいます。
AIでデータ化するとは、どういうことか？
「ファクとる」は、届いたFAX・注文書をAIが読み取り、商品名・数量・納期などをデータ化する仕組みです。固定位置しか読めないテンプレート方式と違い、AIは項目の意味を手がかりに読み取るため、取引先ごとにレイアウトが違う注文書でも扱えます。
ただし、AIが出すのはあくまでデータ化の「案」です。担当者は1枚あたり約30秒で内容を確認し、必要なら直したうえで「確定」します。人を介さずに登録されることはありません。読み取りの速さはAIが、最終的な正しさは人の確認が担う——この役割分担が、手入力を限りなくゼロに近づけながら精度を保つ鍵になります。
手入力とAIデータ化は何が違うのか？
同じ「FAXを受注データにする」作業でも、すべてを人が打つ場合とAIでデータ化する場合では、人にかかる負荷の中身が変わります。
| 観点 | 従来の手入力 | AIでデータ化（ファクとる） |
|---|---|---|
| 入力時間 | 1枚ずつ全項目を目で追って打ち込む | AIが読み取り、人は約30秒で確認・確定 |
| 転記ミス | 桁・品番の打ち間違いが起きやすい | 人の確認とセットで誤りを抑える |
| 人の作業 | 「読む」＋「打つ」を毎枚くり返す | 「確認して確定する」ことに集中できる |
| レイアウト差 | 取引先ごとに目で追い方を切り替える | 項目の意味から読み取り、差異に対応 |
| 最終責任 | 入力した人 | 確定した人（AIは提案にとどまる） |
ポイントは、AIにしても「人が消える」わけではないことです。消えるのは打ち込みの手間で、残るのは確認と確定という判断。だからこそ現場は安心して使えます。
OA機器販社が「自社ブランド」で提供できる
ファクとるは、OA機器販社向けにOEM（販社の自社ブランドで提供）での展開があります。複合機やビジネスフォンの導入で日頃から顧客の現場に入っている販社にとって、FAX受注のデータ化は提案しやすい一手です。自社の商材ラインナップに、AIによる受注データ化を加えたい場合は、提供形態を含めてご相談いただけます。
FAX受注の手入力をなくしたい方へ
「読み取りはAI・確定は人」を前提に、御社の受注フローに合わせてFAX・注文書のデータ化を支援します。OA機器販社向けの自社ブランド提供（OEM）にも対応。まずは無料相談から。
ファクとるを見る → 無料で相談する →よくある質問
FAXのレイアウトは取引先ごとにバラバラですが、AIで読み取れますか？
決まった位置にしか対応しない固定テンプレートと違い、AIは注文書の項目（商品名・数量・納期など）の意味を手がかりに読み取るため、レイアウトが取引先ごとに異なっても扱えます。読み取りにくい箇所は人が約30秒の確認で補い、精度は人の確認とセットで担保します。
AIが読み取りを間違えたら、誤ったデータがそのまま登録されませんか？
登録されません。AIが出すのはあくまでデータ化の“案”で、確定するのは人です。担当者が1枚あたり約30秒で内容を確認し、必要なら直してから確定します。「AIは提案、確定は人」を徹底しているため、人を介さずに登録されることはありません。
今使っている基幹システムや受注フローを変える必要がありますか？
ファクとるはFAX・注文書を読み取ってデータ化する部分を担う仕組みです。現場の受注フローのどこに差し込むかは、御社の運用に合わせて設計します。詳しい連携可否は業務内容によって異なるため、無料相談でご確認ください。
自社ブランドのサービスとして提供できますか？
はい。ファクとるはOA機器販社向けに、販社の自社ブランドで提供するOEM展開があります。自社の商材として顧客に届けたい場合は、提供形態を含めてご相談ください。