AIコラム ／ FAX・受注自動化

注文書の手入力をやめたい
中小企業の受注自動化

2026.07.06 ／ 著者：石川直輝（株式会社and° 代表）

注文書の手入力は「AIが読み取ってデータ化し、人が約30秒で確認・確定する」形で、ゼロに近づけられます。人はもう打ち込まず、最後のチェックだけに集中する。これが私たちの受注自動化の考え方です。

注文書の手入力、何が問題なのか？

FAXやメールで届いた注文書を、担当者が一枚ずつ見ながら基幹システムへ打ち込む——多くの中小企業で当たり前になっている光景です。ですが、この手入力にはいくつもの負担が積み重なっています。

まず、単純に時間がかかります。注文が集中する時間帯ほど入力が追いつかず、対応が後ろ倒しになります。次に、人が打ち込む以上、転記ミスがどうしても混ざります。品番や数量の打ち間違いは、そのまま出荷ミスや問い合わせの手戻りにつながります。そして、入力担当者に業務が属人化し、その人が休むと受注処理が止まってしまう——こうした不安も見過ごせません。

問題の根っこは、「紙やFAXの内容を、人が手でデータに書き写している」ことそのものにあります。ここをAIに任せられれば、時間・ミス・属人化の三つを同時に軽くできます。

AIで受注をどう自動化する？

私たちの受注自動化サービス「ファクとる」は、FAXや注文書をAIが読み取ってデータ化し、人が約30秒で確認・確定する仕組みです。人が最初から打ち込むのではなく、AIが下書きを用意し、人はそれを確かめて確定させる。役割をきれいに分けているのがポイントです。

大事なのは、AIはあくまで「提案」まで、「確定」するのは必ず人だということです。AIが読み取った内容は下書きにすぎず、それをそのまま登録するのではなく、人が最後に目を通してから確定します。この一手間があるからこそ、自動化しても安心して任せられます。

「ファクとる」はOA機器販社向けにOEM展開もしており、注文書の受注が多い現場で、手入力と転記ミスを減らすために設計されています。

手入力をゼロに近づける手順は？

受注の手入力をなくしていく流れは、次の3ステップで進みます。AIが読み取りを担い、人は確認と確定に専念する——この分担を、実際の業務に落とし込んでいきます。

1. 30分の無料相談と現場ヒアリング

まず、どんな注文書が、どれくらいの量で届いているかを現場目線で確認します。FAX・メール・紙など、受注がどこから来ているかを整理し、自動化する範囲の輪郭を描きます。

2. AIが読み取り、下書きをデータ化する

届いた注文書をAIが読み取り、品番・数量などをデータの下書きに変換します。ここまでを自動で行うことで、人が一から打ち込む作業がなくなります。

3. 人が約30秒で確認・確定する

AIが用意した下書きを、人が約30秒で確認し、問題なければ確定します。おかしなところがあればその場で直してから確定する。「AIは提案、確定は人」を、受注の現場でそのまま形にしたのがこのステップです。

精度と確認はどう担保する？

自動化と聞くと「AIが間違ったまま登録してしまわないか」が心配になります。私たちはそこを、人の最終確認と、社内の安全基盤の二本立てで担保しています。

一つ目は、これまで繰り返してきた通り、確定は必ず人が行うという設計です。AIの読み取りは下書きにすぎず、人が約30秒で確認・確定する工程を必ず挟むことで、そのまま流れてしまう事故を防ぎます。AIが提案し、人が最終判断する——この形が精度の土台です。

二つ目は、開発そのものの安全性です。私たちは自社で20案件以上を同一の技術スタックで量産しており、つど一から作らずに済むぶん、壊れにくい実装を積み上げてきました。さらに、シークレット漏洩・権限・脆弱性を自動で監査する社内基盤を全開発に標準で付帯しています。いきなり全部を切り替えるのが不安な場合は、まず小さく試すPoC（試作・検証）から始められます。

※「ファクとる」は、受注の手入力と転記ミスを減らすことを目的に設計しています。実際の運用は、御社の注文書の形式や量に合わせて設計します。

よくある質問